Organisatoriska filter som medverkar istället för att motverka

Organisatoriska filter

I alla organisationer finns det organisatoriska filter. Så fort du som strategisk ledare ska förmedla information och budskap så behöver du fundera över vad som ska förmedlas och hur det ska göras. Redan då påbörjas en filtrering då du faktiskt inte kan förmedla allt obehindrat. Nästa filtrering sker direkt vid mottagandet av det du förmedlar. Mottagaren behöver tolka informationen och budskapet efter dennes förutsättningar. Sedan ska mottagaren dessutom förmedla informationen vidare. Då sker ytterligare en filtrering.

Hur kan du som strategisk ledare få dessa filter att medverka istället för att motverka?

Vi börjar med att titta på vad organisatoriska filter kan vara och innebära.

Ett filter är någon/något som medvetet eller omedvetet utelämnar och/eller förvränger information. Det behöver i sig inte vara en fysisk person utan kan vara en grupp eller struktur i organisationen som gör att det inträffar.

Om vi tittar på det filter som uppstår ur individuella förhållanden så kan det delas upp på följande sätt:

  • Kognitiv kapacitet eller brist på det.
  • Det kan handla om kompetensbrist, dvs överordnad eller underordnad förstår ej vad avsändaren avser. Eller att man på grund av kompetensbrist avstår från att förmedla information eller budskap vidare i organisationen.
  • Det kan handla om personlig omognad eller obalans. Kanske till och med en emotionell brist. Om personen i fråga har en egen agenda kan det styra handlandet och skapa en filtrering.
  • Motivationsbrist där man inte vill eller orkar föra informationen vidare.

När det gäller filter som uppstår från grupp eller organisatoriska förhållanden kan dessa delas upp enligt följande:

  • Otydligt mål/vision alternativt otydlig struktur. Den i gruppen som har starkast mandat (officiell eller inofficiell), dennes tolkning av mål, vision och/eller struktur vinner.
  • Organisationskultur/normer/roller
    • Tradition – “så gör vi här”
    • Otrygghet – Group Think
    • Image av chefer/underställda – “det är inte lönt”

Ett filter kan även handla om omgivningsförhållanden. Då kan det delas upp på följande sätt:

  • Reella intressekonflikter
  • Legala aspekter – till exempel sekretesshinder
  • Fysiska/tekniska – till exempel bristfällig utrustning, klimatförhållanden etc.
  • Medial uppmärksamhet

Tips för att upptäcka och påverka organisatoriska filter

  1. Kartlägg din del i organisationen gällande kontaktytor för att identifiera de filter du kan upptäcka.
  2. Bestäm om de i dagsläget medverkar eller motverkar.
  3. Om de medverkar – Hur kommer det sig? Finns det något ytterligare du kan göra för att dessa filter ska medverka än mer?
  4. Om de motverkar – Hur kommer det sig? Finns det någon erfarenhet från punkt 3 som du kan testa att införa här? Vilken effekt förväntar du dig att få? Hur ser du det?
  5. Har du själv tänkt igenom varför den här informationen/budskapet ska ut i organisationen? Har du själv tänkt igenom vilken effekt du förväntar dig att den ska få? Har du även svar på alla ”varför” som dina mellanchefer kommer ställa till dig – nu och även senare?
  6. Som strategisk ledare använder du ett utvecklande ledarskap till dina mellanchefer. Hur får du dem att ta ansvar för vision och mål och att de lever som förebilder? Hur kan du inspirera dem till att medverka till en positiv filtrering? Hur gör du dem delaktiga i det som ska förmedlas?
  7. Starta i mindre skala med att implementera ovan och utvärdera vartefter.
  8. Kom i håg att prata med dina mellanchefer och deras medarbetare. Att vara synlig är ett sätt att hämma motverkande filter.

Stort lycka till!

Irene Häll

Konceptansvarig Strategiskt Ledarskap

Läs fler bloggar här